Куда уходит неделя руководителя: хронометраж на своих данных

Если спросить руководителя небольшой компании, на что уходит его день, он почти всегда назовёт крупное: встречи, переговоры, найм. Мелкое не называет никто: пятый за день ответ «где мой заказ», двадцать минут поиска договора в переписке, сведение выручки в таблицу. По отдельности это мелочи. Вместе набегают часы, и именно эти часы первыми заберёт ассистент.

Проблема в том, что мелочи не запоминаются. Поэтому в этом уроке мы не будем угадывать, а измерим: три дня записываем всё, что делаем, а потом по трём признакам находим рутину. Из этого хронометража вырастет всё остальное в треке: какие сценарии собирать первыми и сколько ассистент сэкономит в рублях.

Чему научитесь в этом уроке:
• вести хронометраж трёх рабочих дней блоками по 15–30 минут;
• относить каждый блок к зелёной, жёлтой или красной зоне по трём признакам;
• посчитать, сколько минут в день у вас занимает рутина, которую можно отдать ассистенту.

Обычная среда руководителя

Возьмём собирательный пример: руководитель компании на 10–15 человек, которая продаёт и доставляет товар. Вот его среда, записанная по часам.

• 9:00: планёрка с командой: половина времени уходит не на решения, а на то, чтобы напомнить, кто что не сделал.
• 9:40: 12 сообщений в рабочих чатах «как продвигается заказ» от клиентов, которым можно было просто дать ссылку на статус.
• 11:00: звонок бухгалтера: «пришлите цифры по продажам за неделю». 25 минут вручную сводить таблицу, которую можно было выгрузить одной кнопкой.
• 14:00: нужен вчерашний файл с договором, но найти его в переписке получается только с третьей попытки.
• 18:00: 20 минут на то, чтобы решить, что горит завтра и кому написать первым.

Ни один из этих кусков не выглядит катастрофой. Но если сложить похожие куски за весь день, получится картина ниже. Цифры здесь оценочные, на собирательном примере, у вас они будут свои, и через три дня вы их узнаете.

• Коммуникация: ответы на одни и те же вопросы клиентов и сотрудников.
• Контроль: «а что с заказом?», «сделал ли Петров?», проверка статусов.
• Отчётность: сбор цифр из кассы, CRM, таблиц в один документ.
• Планирование: собрать картину дня: встречи, дедлайны, что горит.
• Поиск информации: «где тот файл», «что мы обещали этому клиенту».

Как вести хронометраж: три дня, не один

Одного дня мало для выводов. В понедельник у вас планёрки, в пятницу отчёты, а среда может оказаться спокойной случайно. Берите три рабочих дня подряд или вторник, среду и пятницу. Если в вашем бизнесе есть пиковые дни (например, выходные у салона), один из трёх должен быть пиковым.

1. Откройте таблицу (Excel, Google Таблицы, Яндекс Таблицы) или лист бумаги. Колонки: Время · Что делал · Минут · Зона.
2. Записывайте по ходу дня блоками по 15–30 минут. Не вечером по памяти: вечером мелочи уже забыты, а забываются именно они.
3. Если в блоке смешалось несколько дел, запишите то, что заняло больше времени. Точность до минуты не нужна, нужна честность.
4. Зону пока не ставьте. Её проставите в конце дня, по признакам из следующего раздела. Так вы не будете подгонять запись под ожидания.
5. В конце третьего дня посчитайте минуты по каждой зоне и среднее за день.

Если не получилось вести запись по ходу дня, а такое бывает в загруженный день: откройте вечером историю звонков в телефоне, отправленные письма и сообщения в рабочих чатах за день. По времени отправки восстанавливается большая часть «мелочей». Это хуже записи по ходу, но намного лучше записи по памяти.

Три признака рутины

Чтобы зоны не ставились «на глаз», для каждого блока задайте три вопроса. Если на все три ответ «да», это красная зона, и её первой заберёт ассистент.

1. Повторяется? Это дело встречается три раза в неделю и чаще, по одному и тому же поводу.
2. Делается по правилу? Можно записать, как это делать, и другой человек справится по записи: «посмотреть статус в CRM и ответить клиенту, на каком этапе заказ».
3. Не требует вашего решения? Здесь не нужно выбирать, рисковать деньгами или репутацией, договариваться.

• 🟢 Зелёная — оставляете себе. Нужны ваши решения и ответственность: переговоры с новым клиентом, найм, новая услуга, встреча с ключевым партнёром.
• 🟡 Жёлтая — ассистент готовит, решаете вы. Повторяется и делается по правилу, но последнее слово ваше: проверка договора перед подписанием, ответ постоянному клиенту на претензию, отчёт перед отправкой собственнику.
• 🔴 Красная — отдаёте ассистенту. Все три признака «да»: «как продвигается заказ» в пятый раз за день, сведение цифр в таблицу, поиск договорённости в переписке, напоминание сотруднику про дедлайн.

Пограничный случай. «Ответить клиенту» бывает и красной, и жёлтой зоной. Вопрос «во сколько вы работаете в субботу» относится к красной: ответ по правилу, решения нет. Вопрос «можно ли сделать скидку, если я возьму три заказа» относится к жёлтой: ассистент соберёт историю клиента и подготовит черновик, а про скидку решаете вы. Смотрите не на тип дела, а на то, нужно ли в нём ваше решение.

Что обычно получается

По моей оценке, у руководителя небольшой компании красная зона занимает 30–40% рабочего дня: при 8-часовом дне это 2,5–3 часа. Проверьте эту оценку своим хронометражем. Чаще всего красную зону съедают ответы на повторяющиеся вопросы и сбор картины дня. Это и есть первые два сценария, которые мы соберём: брифинг в модуле 3 и разбор входящих в модулях 3–4.

Если красной зоны у вас меньше получаса в день, это тоже результат. Значит, рутину вы уже отдали людям или процессам, и ассистент пригодится в жёлтой зоне: готовить черновики и сводки, на которые вы тратите время, хотя решение в итоге принимаете быстро.

Контрольный вопрос. Владелец пекарни трижды в неделю пересчитывает остатки муки и масла по накладным и сводит их в таблицу для заказа поставщику. Решение, сколько заказывать, принимает он сам по итогам таблицы. В какую зону попадает именно сведение остатков в таблицу?

АЗелёная: связано с деньгами

БЖёлтая: связано с поставщиком

ВКрасная: повторяется, делается по правилу, решения не требует

ГНи в какую: это работа бухгалтера

Подсказка: Разделите дело на две части — сведение цифр и решение о заказе — и задайте три вопроса только первой части.

На курсе задания проверяются автоматически. Решить первое задание бесплатно →  ·  Подобрать курс

Контрольный вопрос. Клиент студии ремонта пишет: «Если я добавлю ещё одну комнату, вы сделаете дешевле за метр?» В какую зону это сообщение?

АКрасная: ответ на вопрос клиента

БЖёлтая: ассистент соберёт расчёт и историю клиента, решение о цене за вами

ВЗелёная: ассистент к таким сообщениям не допускается вообще

ГКрасная: цена есть в прайсе

Подсказка: Спросите себя, требует ли ответ вашего решения о деньгах.

На курсе задания проверяются автоматически. Решить первое задание бесплатно →  ·  Подобрать курс

Контрольный вопрос. Почему хронометраж ведут три дня, а не один?

АТак проще считать среднее

БОдин день может оказаться нетипичным, а пиковые и спокойные дни сильно отличаются

ВЗа один день невозможно заполнить таблицу

ГТри дня требуются по правилам курса

Подсказка: Вспомните, чем понедельник руководителя отличается от среды.

На курсе задания проверяются автоматически. Решить первое задание бесплатно →  ·  Подобрать курс

Задание. МИССИЯ «Найди красную зону». Ниже хронометраж одного дня владелицы салона красоты. Отнесите каждый блок к зоне по трём признакам (повторяется, делается по правилу, не требует её решения) и посчитайте, сколько минут занимает красная зона. Впишите одно число — минуты.

9:00–9:30 — ответы клиенткам в мессенджере «есть ли свободное окно на завтра» (30 мин)

9:30–10:30 — переговоры с новым поставщиком косметики об условиях (60 мин)

10:30–10:50 — сведение вчерашней выручки из кассы в таблицу (20 мин)

10:50–11:30 — проверка договора аренды перед подписанием (40 мин)

11:30–11:45 — напоминания мастерам о записях на завтра (15 мин)

14:00–14:30 — поиск в переписке, какую цену обещали постоянной клиентке (30 мин)

14:30–15:30 — собеседование кандидата в администраторы (60 мин)

17:30–17:50 — составление списка дел на завтра из чатов и почты (20 мин)

Подсказка: Сначала выпишите блоки, где нужно её решение или ответственность (переговоры, договор, найм). Остальные проверьте на повторяемость и правило, затем сложите минуты.

✅ Готово, если: ты ввёл(а) верный ответ, и онлайн-проверка его приняла.

На курсе задания проверяются автоматически. Решить первое задание бесплатно →  ·  Подобрать курс

Задание. МИССИЯ «Мой хронометраж». Три рабочих дня ведите хронометраж по инструкции урока: блоки по 15–30 минут, колонки Время · Что делал · Минут · Зона. В конце проставьте зоны по трём признакам и посчитайте среднее в минутах за день для каждой зоны. Выпишите отдельно 3–5 дел красной зоны, которые повторялись чаще всего. Приложите таблицу или фото листа. Принято, если: записано три рабочих дня (один из них — пиковый, если в бизнесе есть пиковые дни); блоки не длиннее 30 минут; у каждого блока проставлена зона; посчитано среднее по зонам за день; выписаны 3–5 самых частых дел красной зоны с примерными минутами в день.

Подсказка: Начните завтра с утра и держите таблицу открытой в отдельной вкладке. Если день сорвался — восстановите его вечером по истории звонков и отправленных сообщений.

✅ Готово, если: программа запускается без ошибок и выводит то, что просят в задании.

На курсе задания проверяются автоматически. Решить первое задание бесплатно →  ·  Подобрать курс

Что дальше

Вы знаете, где теряется время. Следующий шаг: понять, что из красной и жёлтой зоны ассистент действительно умеет делать надёжно, а где он ошибается. Об этом урок 1.2.

Итог:
• вы ведёте хронометраж три дня блоками по 15–30 минут и не восстанавливаете день по памяти;
• относите дело к красной зоне, только если оно повторяется, делается по правилу и не требует вашего решения;
• у вас есть цифра: сколько минут в день занимает ваша рутина, и список дел, с которых начнёт ассистент.

← Назад  ·  ↑ В начало урока  ·  ⌂ В начало курса  ·  Вперёд →