Схема процесса «как сейчас»: с чего начнёт ассистент

Если автоматизировать бардак, получится быстрый бардак. Ассистент, которому поручили «разбирать почту», не знает, что для вас значит «важное письмо», откуда брать статус заказа и кому писать, если клиент недоволен. Всё это вы знаете, но держите в голове. Пока процесс не описан шагами, собрать для него сценарий нельзя: не из чего.

Поэтому до того, как открыть конструктор, мы нарисуем один процесс так, как он идёт сейчас, без ассистента. Это займёт полчаса, а в модуле 3 вы соберёте сценарий почти один в один по этой схеме.

Чему научитесь в этом уроке:
• выбрать первый процесс для ассистента по четырём признакам;
• описать процесс «как сейчас» шагами: что запускает, откуда данные, кто делает, сколько минут, где результат;
• отметить на схеме, какие шаги заберёт ассистент, и посчитать, сколько минут это сэкономит.

Какой процесс выбрать первым

Из красной зоны хронометража выберите один процесс. Не самый болезненный, а самый удобный для первого раза. Проверьте четыре признака:

1. Частый. Случается каждый день или несколько раз в неделю. Сценарий, который срабатывает раз в квартал, вы не успеете отладить.
2. Данные уже в электронном виде. Встречи — в календаре, заявки — в почте, задачи — в CRM или таблице. Если всё в бумажном ежедневнике, ассистенту нечего читать.
3. Низкий риск ошибки. Если ассистент ошибётся, никто не потеряет деньги: в худшем случае вы прочитаете неточную сводку. Сводка дня — хороший первый процесс. Ответы клиентам о ценах — плохой.
4. Понятно, как выглядит «хорошо». Вы можете показать пример хорошего результата: такую сводку я хочу видеть утром.

Почти у всех руководителей этим признакам отвечает «собрать картину дня», то есть утренний брифинг. Поэтому он идёт первым сценарием трека. Но если у вас первой просится другая задача и она проходит все четыре проверки, берите её.

Пример: утро владельца строительной фирмы

Собирательный пример. Владелец небольшой строительной фирмы, три объекта в работе, 12 человек. Каждое утро он делает одно и то же, чтобы понять, что сегодня важно.

1. Что запускает: приход в офис около 8:30.
2. Открывает календарь: встречи с заказчиками и выезды на объекты — 5 минут.
3. Открывает почту: что пришло от заказчиков и поставщиков за вечер и ночь — 15 минут.
4. Открывает таблицу с этапами по объектам: где горят сроки — 10 минут.
5. Читает рабочий чат с прорабами: кто что написал после 18:00 — 10 минут.
6. Записывает в блокнот 3–5 главных дел на день — 5 минут.
7. Результат: список главных дел в блокноте. Итого: около 45 минут.

Теперь отметим, какие шаги заберёт ассистент. Шаги 2–5 состоят из сбора и чтения: данные лежат в календаре, почте, таблице и чате, решения нет. Это делает ассистент. Шаг 6 означает выбор главного: это ваше решение, но ассистент может предложить черновик списка. Чат прорабов в мессенджере ассистенту подключить сложнее всего, поэтому на первой версии его можно оставить себе.

Было 45 минут, стало около 15 минут: экономия 30 минут каждое утро, это 11 часов в месяц при 22 рабочих днях. А ещё сводка приходит в 8:00 в телефон, и картина дня есть до приезда в офис.

Как нарисовать свою схему

Подойдёт лист бумаги или любой редактор: таблица, презентация, доска. Специальная нотация не нужна. Нужны шесть вещей:

1. Что запускает процесс. Время («каждое утро»), событие («пришла заявка с сайта») или запрос («сотрудник спросил»). Это будущий триггер.
2. Шаги по порядку. Каждый шаг — одно действие глаголом: «открываю календарь», «ищу клиента в CRM».
3. Откуда данные на каждом шаге. Конкретно: «Яндекс Календарь», «почта info@», «таблица „Объекты“». Это будущие подключения в модуле 3.
4. Кто делает и сколько минут. Минуты берите из хронометража.
5. Где нужно ваше решение. Отметьте эти шаги — их ассистент только готовит.
6. Что на выходе. Сообщение, список, таблица, отправленное письмо.

Если не получается расписать шаги, значит, процесс каждый раз идёт по-разному. Тогда в ближайшие два раза, когда будете его делать, записывайте шаги по ходу. Если и после этого порядка нет, процесс не годится в первые: выберите другой из красной зоны.

Контрольный вопрос. Какой процесс лучше всего подходит владельцу кофейни для первого сценария ассистента?

АЕжеквартальный выбор нового поставщика зерна

БОтветы гостям о составе десертов, если состав записан только в голове у кондитера

ВКаждое утро — сводка: заказы на торты на сегодня из почты и записи в календаре

ГАвтоматическое согласование скидок для корпоративных клиентов

Подсказка: Проверьте каждый вариант на четыре признака: частый, данные в электронном виде, низкий риск, понятно, как выглядит хороший результат.

На курсе задания проверяются автоматически. Решить первое задание бесплатно →  ·  Подобрать курс

Контрольный вопрос. На схеме процесса руководитель пишет шаг «разобраться с почтой». Что с ним не так?

АНичего, это понятный шаг

БЭто не одно действие: непонятно, что именно делается, откуда данные и где решение

ВПочту нельзя автоматизировать

ГШаг нужно записать по-английски

Подсказка: Вспомните правило: каждый шаг — одно действие глаголом с указанием, откуда данные.

На курсе задания проверяются автоматически. Решить первое задание бесплатно →  ·  Подобрать курс

Задание. МИССИЯ «Посчитай экономию». Ниже процесс «как сейчас» у владелицы онлайн-магазина одежды. Ассистент заберёт шаги, где есть только сбор и чтение данных, а шаги с её решением останутся за ней, но на каждый такой шаг ей понадобится на 5 минут меньше, потому что ассистент подготовит данные. Сколько минут в день она сэкономит? Впишите одно число.

Что запускает: каждое утро в 9:00.

1. Выгрузить из админки магазина вчерашние заказы — 10 минут (сбор данных).

2. Проверить в почте письма от службы доставки о задержках — 15 минут (чтение).

3. Решить, каким клиентам с задержкой предложить скидку — 15 минут (её решение).

4. Посмотреть остатки ходовых моделей в таблице склада — 10 минут (чтение).

5. Решить, что дозаказать у поставщика — 10 минут (её решение).

Подсказка: Сложите минуты шагов «сбор» и «чтение» — их ассистент заберёт целиком. Затем прибавьте по 5 минут за каждый шаг с её решением.

✅ Готово, если: ты ввёл(а) верный ответ, и онлайн-проверка его приняла.

На курсе задания проверяются автоматически. Решить первое задание бесплатно →  ·  Подобрать курс

Задание. МИССИЯ «Мой процесс — было и стало». Выберите из красной зоны своего хронометража один процесс, который проходит четыре проверки урока. Нарисуйте схему «было»: что запускает, шаги глаголом, откуда данные на каждом шаге, сколько минут, где ваше решение, что на выходе. Затем схему «стало»: какие шаги заберёт ассистент, какие останутся вам и сколько минут на них уйдёт. Посчитайте экономию в минутах в день и часах в месяц. Приложите фото или файл. Принято, если: процесс из собственного хронометража; указано, что его запускает; шаги записаны действиями с источником данных; отмечены шаги с решением руководителя; есть схема «стало» с распределением шагов; посчитана экономия в минутах в день и часах в месяц.

Подсказка: Если процесс не проходит проверку «данные в электронном виде», выберите другой — к нему можно вернуться, когда данные переедут в таблицу или CRM.

✅ Готово, если: программа запускается без ошибок и выводит то, что просят в задании.

На курсе задания проверяются автоматически. Решить первое задание бесплатно →  ·  Подобрать курс

Что дальше

Последний урок модуля посвящён практикуму: соберёте вместе хронометраж, окупаемость и схему и получите точку старта для всего трека.

Итог:
• вы выбираете первый процесс по четырём признакам: частый, данные в электронном виде, низкий риск, понятно, как выглядит «хорошо»;
• описываете процесс шагами с тем, что его запускает, источниками данных, минутами и точками решения;
• у вас есть схема «было → стало» своего процесса и посчитанная экономия.

← Назад  ·  ↑ В начало урока  ·  ⌂ В начало курса  ·  Вперёд →